[Aior]

Matbaadan "dosyanız baskıya uygun değil" diye geri dönen işlerin çoğu aynı birkaç nedene takılır: taşma payı unutulmuştur, fotoğraflar ekran için hazırlanmış RGB dosyalardır, logo web sitesinden indirilmiş düşük çözünürlüklü bir PNG'dir ya da fontlar PDF'e gömülmemiştir. Bu rehberde, matbaa için dosya hazırlarken kartvizit, broşür, afiş ve ambalaj işlerini baskı öncesi (prepress) kontrolünden ilk seferde geçirecek adımları anlatıyoruz: belge ölçüsünün hesabı, görsel çözünürlüğü, CMYK dönüşümü, siyahın doğru kullanımı, yaygın programlarda PDF/X dışa aktarma ayarları ve dosyayı göndermeden önce kullanabileceğiniz bir kontrol listesi.

Kısa cevap: Matbaanız aksini söylemedikçe her kenara 3 mm taşma payı ekleyin, yazıları kesim çizgisinden birkaç milimetre içeride tutun, görsellerin nihai baskı boyutunda yaklaşık 300 ppi olmasını sağlayın, renkleri matbaanın verdiği ICC profiliyle CMYK'ya çevirin, küçük siyah yazıları yalnızca %100 K ile yazın ve fontları gömülü bir PDF/X dosyası gönderin.

İlk adım: matbaanın şartnamesini alın​

Bu yazıdaki sayılar sık karşılaşılan değerlerdir, kural değildir. Baskı makinesi, kâğıt ve iş akışı matbaadan matbaaya değişir. Matbaanızın teknik şartnamesi ya da hazır şablonu varsa, burada yazandan farklı olsa bile ona uyun. Tasarıma başlamadan önce şu soruların cevabını yazılı olarak alın:

1. Taşma payı kaç mm olmalı, kesim işaretleri (crop marks) isteniyor mu?
2. İş hangi kâğıda ve hangi yöntemle basılacak (ofset, dijital, geniş format), dönüşümü hangi renk profiliyle yapmalıyım?
3. Toplam mürekkep sınırı (total ink limit, TAC) yüzde kaç?
4. Hangi PDF standardını kabul ediyorsunuz: PDF/X-1a mı, PDF/X-4 mü, başka bir şey mi?
5. Sayfalar tek tek mi, karşılıklı (spread) mı gönderilmeli; kartvizitin ön ve arka yüzü aynı dosyada mı olmalı?
6. Lak, yaldız ya da kesim bıçağı gibi özel uygulamalar hangi adla ve hangi dosyada hazırlanmalı?

1. Temel kavramlar: kesim, taşma payı, güvenli alan, ppi ve CMYK​

• Kesim çizgisi (trim line) ve net ölçü (trim size): kâğıdın kesileceği çizgi ve işin kesildikten sonraki son ölçüsü; örneğin 85 x 55 mm'lik bir kartvizit.
• Taşma payı (bleed): kenara kadar uzanan zemin, fotoğraf ve şekillerin kesim çizgisinin dışına taşırılan kısmı. Kesim sırasında kâğıt bir miktar kayabilir; taşma payı bu durumda kenarda ince beyaz bir şerit kalmasını önler. Bazı matbaalar buna "kesim payı" da der.
• Güvenli alan (safe area): yazı, logo ve QR kod gibi kesimden etkilenmemesi gereken öğelerin kaldığı, kesim çizgisinden birkaç milimetre içerideki bölge.
• Kesim işaretleri (crop marks): kesim çizgisinin uzantısı olarak sayfanın köşelerine konan kısa çizgiler. Taşma payının dışında durmalıdır.
• ppi, dpi ve lpi: Bir görüntünün basılacağı boyutta inç başına düşen piksel sayısı ppi (pixels per inch) ile ifade edilir. dpi (dots per inch) yazıcının ya da kalıp pozlama cihazının nokta çözünürlüğüdür, lpi (lines per inch) ise tram sıklığıdır (screen ruling). Gündelik dilde "300 dpi" denirken kastedilen çoğu zaman 300 ppi'dir.
• RGB ve CMYK: RGB, ekranların ışıkla oluşturduğu renk modelidir. CMYK ise camgöbeği (cyan), magenta, sarı (yellow) ve siyah (black) mürekkeple yapılan dört renk baskının modelidir. Ekrandaki canlı yeşil, turuncu ve mavilerin bir kısmı CMYK ile basılamaz.
• Proses ve spot renk: Proses renkler, dört mürekkebin tram noktalarının yan yana ve üst üste gelmesiyle oluşur. Spot (özel) renk ise Pantone gibi bir renk kılavuzundan seçilen, ayrı kalıp ve ayrı mürekkeple basılan renktir.

2. Belge ölçüsü ve taşma payı: kartvizit örneği​

Taşma dahil toplam ölçü, net ölçüye her kenardan taşma payı eklenerek bulunur: taşmalı ölçü = net ölçü + 2 x taşma payı. Türkiye'de ve Avrupa'da en sık istenen değer her kenar için 3 mm'dir; ABD'deki matbaalar genellikle 0,125 inç (3,175 mm) ister. Bazı işler için 2 mm ya da 5 mm isteyen matbaalar da vardır.

Çözümlü örnek: 85 x 55 mm net ölçülü bir kartvizit, her kenarda 3 mm taşma payıyla toplam 91 x 61 mm'lik bir alan kaplar (85 + 3 + 3 = 91; 55 + 3 + 3 = 61). Zemin rengi ya da fotoğraf bu alanın tamamını kaplamalıdır; yazı ve logo ise matbaanın belirttiği güvenli alanın içinde (çoğu zaman kesim çizgisinden 3-5 mm içeride) kalmalıdır. Taşma ayarı olan programlarda (InDesign, Illustrator, Affinity, Scribus) sayfa ölçüsü olarak yine 85 x 55 mm girilir, 3 mm ise taşma payı alanlarına yazılır. Sayfayı 91 x 61 mm açıp üstüne bir de taşma payı tanımlarsanız net ölçü 91 x 61 mm olur ve kart yanlış ölçüde kesilir. Kartvizit ölçüsü de matbaaya ve ülkeye göre değişir: 85 x 55 mm Avrupa'da ve Türkiye'de sık kullanılan ölçülerden biridir, ABD'de ise 3,5 x 2 inç (88,9 x 50,8 mm) yaygındır. Matbaanın şablonu varsa onu kullanın.

İş	Net ölçü	3 mm taşmayla toplam ölçü	300 ppi'de yaklaşık piksel (taşma dahil)
Kartvizit	85 x 55 mm	91 x 61 mm	1075 x 720
A5 el ilanı	148 x 210 mm	154 x 216 mm	1819 x 2551
A4 broşür sayfası	210 x 297 mm	216 x 303 mm	2551 x 3579
A3 afiş	297 x 420 mm	303 x 426 mm	3579 x 5031

Dışa aktardığınız PDF'te sayfanın net ölçüden büyük görünmesi normaldir: taşma payı ve varsa kesim işaretleri sayfanın içindedir. Net ölçü PDF'e TrimBox, taşmalı ölçü ise BleedBox olarak kaydedilir ve matbaanın montaj (imposition) yazılımı sayfayı bu kutulara göre yerleştirir.

Taşma payı programlarda şöyle tanımlanır:

• InDesign: File > Document Setup (Dosya > Belge Ayarları) penceresinin Bleed and Slug bölümünde dört kenara 3 mm girin. Sayfa net ölçüde kalır, taşma sayfanın dışında kırmızı bir çerçeve olarak görünür.
• Illustrator: File > Document Setup'taki Bleed alanlarını doldurun; çalışma yüzeyi (artboard) net ölçüde kalır.
• Affinity ve Scribus: belge ayarlarında (Document Setup) taşma payı alanları vardır ve mantık aynıdır.
• Canva: File > Settings > Show print bleed seçeneğini açın ve zemini dış kenara kadar uzatın. Taşma payının ölçüsünü Canva belirler; matbaanın istediği değerle uyuştuğunu kontrol edin.
• Photoshop: tuvali doğrudan taşma dahil ölçüde (örneğin 91 x 61 mm) açın ve kesim çizgilerine kılavuz (guide) koyun.

Kırımlı broşürler: Üç kırımlı (tri-fold) bir broşürde içe katlanan kanat, broşürün düzgün kapanması için diğerlerinden birkaç milimetre dar yapılır. A4 için 100 + 100 + 97 mm sık görülen bir dağılımdır, ancak kırım tipine ve kâğıt kalınlığına göre değişir. Kanat ölçülerini matbaadan alın ve yazıyı kırım çizgilerinden uzak tutun. Tel dikişli kataloglarda ise sayfa sayısı 4'ün katı olmalıdır.

3. Görseller: 300 DPI ne demek, etkin çözünürlük nasıl hesaplanır?​

300 DPI, görselin baskıdaki nihai boyutunda inç başına yaklaşık 300 piksel düşmesi demektir. Dosyada yazan "72 dpi" ya da "300 dpi" etiketi tek başına bir şey söylemez; belirleyici olan piksel sayısı ile basılacağı ölçüdür:
etkin çözünürlük (ppi) = piksel sayısı ÷ (baskı ölçüsü mm ÷ 25,4)

• 2480 piksel genişliğindeki bir görsel 210 mm genişlikte basılırsa: 2480 ÷ (210 ÷ 25,4) ≈ 300 ppi. A4 sayfanın 300 ppi'deki karşılığı 2480 x 3508 pikseldir.
• 1200 piksel genişliğindeki bir fotoğraf 150 mm genişliğe yerleştirilirse yaklaşık 203 ppi olur; aynı fotoğraf 100 mm'ye küçültülürse yaklaşık 305 ppi'ye çıkar.
• Photoshop'ta Image > Image Size penceresinde Resample kutusu kapalıyken çözünürlüğü 300 yaparsanız piksel sayısı değişmez, yalnızca baskı ölçüsü değişir. Böylece 3000 x 2000 piksellik bir fotoğrafın 300 ppi'de yaklaşık 254 x 169 mm basılabileceğini görürsünüz.

Kuşe kâğıda ofset baskıda yaygın hedef, nihai ölçüde 300 ppi'dir. Bu değer, görsel çözünürlüğünü tram sıklığının 1,5-2 katı seçme genel kuralından gelir: tram sıklığı 150 lpi ise bu 225-300 ppi eder. Uzaktan bakılan geniş format işlerde (roll-up, branda, billboard) daha düşük çözünürlük yeterlidir; kabul edilen değeri matbaaya sorun.

Büyütme ayrıntı eklemez. Küçük bir görseli yeniden örnekleyerek (resample) 300 ppi'ye çıkarmak piksel sayısını artırır ama çekim sırasında hiç kaydedilmemiş ayrıntıyı yaratamaz; sonuç yumuşak ve bulanık olur. Yapay zekâ tabanlı büyütme araçları bazı fotoğraflarda kabul edilebilir sonuç verebilir, ancak ekledikleri ayrıntı uydurmadır; metin ve logoda kullanmayın.

Logo ve çizimler vektör olmalı. Logo, ikon ve çizimleri SVG, AI, EPS ya da vektör PDF olarak kullanın; vektör çizimler her ölçüde keskin basılır. Web sitesinden indirilmiş bir PNG ya da JPG logo, kartvizit boyutunda bile tırtıklı görünebilir. Vektör dosyanız yoksa logonun aslını tasarımcıdan ya da ajanstan isteyin.

Bağlantılı ve gömülü görseller: InDesign görselleri bağlantı (link) olarak tutar; Links (Bağlantılar) panelindeki Effective PPI bilgisi her görselin yerleştirildiği ölçüdeki etkin çözünürlüğünü gösterir. Matbaa açık dosya isterse File > Package (Paketle) komutuyla fontları ve bağlantılı görselleri tek klasörde toplayın. PDF'e dışa aktarırken görseller zaten dosyanın içine gömülür.

4. Renk: CMYK ile RGB farkı, ICC profili, spot renk ve zengin siyah​

RGB'den CMYK'ya dönüşüm: CMYK'nın renk aralığı (gamut) RGB'den dardır; dönüşümde özellikle doygun yeşil, turuncu, mor ve mavi tonlar matlaşır. Dönüşümü matbaanın verdiği ICC profiliyle yapın. Sık karşılaşılan profiller şunlardır:

• Coated FOGRA39 (ISO 12647-2:2004): Adobe programlarıyla birlikte gelir. ECI'nin aynı FOGRA39 verisine dayanan karşılığı ise ISO Coated v2 (ECI) profilidir.
• PSO Coated v3 (FOGRA51): birinci sınıf kuşe kâğıt için ECI'nin daha yeni profili (ISO 12647-2'deki 1 numaralı basım koşulu, PC1).
• PSO Uncoated v3 (FOGRA52): beyaz, kaplamasız odunsuz kâğıt (1. hamur) için ECI profili (PC5).

Hangisinin size uygun olduğunu matbaa söyler; tahminle profil seçmeyin. ECI profilleri eci.org'dan ücretsiz indirilebilir.

Dönüşümün iki yolu vardır:

1. Görselleri Photoshop'ta Edit > Convert to Profile ile matbaanın profiline çevirmek. Dönüşüm amacı (rendering intent) olarak çoğu zaman siyah nokta telafisi (Black Point Compensation) açık Relative Colorimetric seçilir; renk aralığı dışında çok rengi olan fotoğraflarda Perceptual daha iyi sonuç verebilir.
2. Görselleri profilleriyle birlikte RGB olarak yerleştirip dönüşümü PDF dışa aktarımı sırasında programa (InDesign'da Convert to Destination) ya da PDF/X-4 iş akışında matbaanın RIP'ine yaptırmak. Dönüşümü RIP'e yalnızca matbaa RGB içeren PDF/X-4 dosyası kabul ediyorsa bırakın.

Ekran provası (soft proof): Photoshop'ta View > Proof Setup > Custom ile matbaanın profilini seçin ve View > Proof Colors (Ctrl/Cmd + Y) ile baskıdaki görünüme yakın bir önizleme alın; View > Gamut Warning basılamayacak renkleri işaretler. Ekran provası yalnızca kalibre edilmiş bir monitörde anlamlıdır ve basılı provanın yerini tutmaz.

Kurumsal renkler: Markanın rengi CMYK'nın dışında kalıyorsa (canlı bir turuncu ya da yeşil, metalik tonlar) Pantone gibi bir spot renk gerekebilir; bu da ek kalıp ve ek maliyet demektir. Pantone kodları kâğıda göre sonek alır: C kuşe (coated), U kaplamasız (uncoated) kâğıt içindir. Yalnızca dört renk basılacak bir işte, ayrı mürekkeple basılmayacak spot renkleri prosese çevirin; InDesign'daki Ink Manager'ın All Spots to Process seçeneği bunu yapar.

Siyahın doğru kullanımı:

• Küçük siyah yazı, ince çizgi ve barkod yalnızca %100 K (C0 M0 Y0 K100) olmalıdır. Dört renkten oluşan siyah yazıda kalıplar üst üste tam oturmazsa (register kaçıklığı, misregistration) harf kenarlarında renkli saçaklar oluşur. InDesign'ın yerleşik Black (Siyah) renk örneği %100 kullanıldığında, varsayılan ayarlarda üst baskıya (overprint) alınır.
• Büyük siyah zeminler yalnızca K ile basılırsa koyu gri görünür; bu alanlarda zengin siyah (rich black) kullanılır. Sık görülen bir örnek C60 M40 Y40 K100'dür (toplam %240), ama reçeteyi matbaanızla teyit edin.
• RGB'deki saf siyah (0, 0, 0) CMYK'ya çevrildiğinde dört mürekkepten oluşan, toplam mürekkebi yüksek bir siyah elde edilir. Siyah yazıyı Photoshop'ta ya da RGB bir görselin içinde değil, düzenlenebilir vektör metin olarak %100 K ile yazın.
• Registration (Kayıt) rengini tasarımda asla kullanmayın. Bu renk her kalıba %100 olarak çıkar (yalnızca CMYK olan bir işte toplam %400) ve sadece kesim ve kayıt işaretleri için vardır.

Beyaz üst baskı tuzağı: Beyaz, mürekkep yok demektir. Beyaz bir yazı ya da şekil üst baskıya ayarlanırsa altındaki renk boşaltılmaz (knockout yapılmaz) ve beyaz öğe baskıda kaybolur. Bu ayar çoğu zaman başka bir dosyadan kopyalanan logoyla birlikte gelir. Acrobat'ın Output Preview penceresindeki Simulate Overprinting seçeneğiyle sorunu ekranda görebilirsiniz.

Toplam mürekkep sınırı: Dört kanalın toplamı kâğıdın kaldırabileceğinden fazlaysa mürekkep geç kurur ve bir sonraki tabakaya bulaşabilir. Sınır kâğıda ve basım koşuluna göre değişir ve matbaanın verdiği profile işlenmiştir; örneğin ECI, aynı basım koşulu için bir de ISO Coated v2 300% (ECI) adlı bir sürüm yayımlar. Bu sınırı en sık aşanlar koyu fotoğraflar ve zengin siyahlardır. Değeri matbaanızdan öğrenin.

5. Yazı ve çizgiler: font gömme, punto ve çizgi kalınlığı​

• Fontları gömün ya da eğriye çevirin: PDF/X bütün fontların gömülmesini şart koşar. Lisansı gömmeye izin vermeyen bir font varsa o metni eğriye çevirin (Create Outlines). Eğriye çevrilen metin düzeltilemez; bu yüzden düzenlenebilir bir kopyasını saklayın.
• Asgari yazı boyutu: matbaaya ve kâğıda bağlıdır. Çok küçük punto, ince yazı ağırlıkları ve ince serifler en çok kaplamasız kâğıtta zarar görür. Sınırı matbaanızdan öğrenin; yasal uyarı gibi küçük yazılar için prova alın.
• İnce çizgiler: 0,25 pt (yaklaşık 0,09 mm) sık önerilen bir alt sınırdır; kesin değeri matbaanıza sorun. PDF'te kalınlığı 0 olan bir kontur, çıkış cihazının çizebildiği en ince çizgi olarak basılır ve yüksek çözünürlüklü bir kalıp pozlayıcıda neredeyse görünmez. Bazı programların "hairline" (kıl çizgi) seçeneği de aynı sorunu doğurabilir. Acrobat'ın Fix Hairlines aracı, belirlediğiniz kalınlığın altındaki çizgileri kalınlaştırır.
• Koyu zemin üzerinde beyaz (ters) yazı: Zemin birden çok mürekkepten oluşuyorsa kalıplardaki küçük kaymalar ve nokta kazancı (dot gain) ters yazının kenarlarını doldurur; küçük ve ince harfler kapanır. Ters yazıda biraz daha büyük ve kalın bir ağırlık seçin, zemini mümkün olduğunca az mürekkepten oluşturun.

6. PDF/X-1a ile PDF/X-4 farkı ve programlara göre dışa aktarma​

PDF/X, baskı dosyalarının alışverişi için hazırlanmış ISO 15930 standart ailesidir. Her PDF/X sürümü bütün fontların gömülmesini, hedef basım koşulunun (output intent) dosyada tanımlanmasını ve net ölçünün TrimBox (ya da ArtBox) olarak kaydedilmesini şart koşar; taşmalı basılacak bir dosyada BleedBox da tanımlanmalıdır.

Özellik	PDF/X-1a	PDF/X-4
Dayandığı PDF sürümü	PDF 1.3 (X-1a:2001) ya da PDF 1.4 (X-1a:2003)	PDF 1.6
Renkler	Yalnızca CMYK, gri ve spot	CMYK, gri ve spot; ayrıca renk yönetimli RGB ve Lab
Saydamlık (transparency)	Dışa aktarmada düzleştirilir (flatten)	Canlı kalır
Katmanlar (optional content)	Yok	Var
Ne zaman?	Matbaa istiyorsa, eski RIP'lerde, son CMYK dosyayı sizin vermeniz beklendiğinde	Güncel iş akışlarında; gölge, saydamlık ve efekt içeren tasarımlarda

PDF/X-1a için yapılan düzleştirme bazen iz bırakır: ekranda ince beyaz çizgiler (çoğu zaman yalnızca görüntüleme kaynaklıdır), piksele ya da eğriye dönüşmüş yazılar ya da saydamlığın spot renkle buluştuğu yerlerde renk farkları. PDF/X-4 saydamlığı canlı tutar ve son işlemeyi matbaanın RIP'ine bırakır. Matbaa bir tercih belirtmediyse sorun; güncel RIP'lerin çoğu PDF/X-4'ü doğrudan işleyebilir. InDesign'da baskı işleri için Edit > Transparency Blend Space ayarını Document CMYK yapın.

InDesign​

1. Dışa aktarmadan önce Preflight panelinde (Window > Output > Preflight) hata kalmadığından emin olun.
2. File > Export (Dosya > Dışa Aktar) ile biçim olarak Adobe PDF (Print) seçin.
3. Adobe PDF Preset listesinden matbaanın istediğine göre [PDF/X-4:2008] ya da [PDF/X-1a:2001] seçin.
4. Marks and Bleeds bölümünde Crop Marks ve Use Document Bleed Settings kutularını işaretleyin. Offset değerini en az taşma payı kadar, tercihen biraz daha büyük yapın (3 mm taşma için örneğin 4 mm). Varsayılan değer (2,117 mm, yani 6 pt) 3 mm'lik taşmadan küçük olduğu için işaretler taşma alanının içine düşer.
5. Output bölümünde, matbaa bütün renklerin CMYK olmasını istiyorsa Color Conversion'ı Convert to Destination (Preserve Numbers), Destination'ı da matbaanın profili yapın. Bu seçenek profilsiz CMYK değerlerine (örneğin %100 K yazıya) dokunmaz. PDF/X bölümündeki output intent de aynı profil olmalıdır.
6. Export'a basın ve oluşan PDF'i Acrobat'ta ya da aşağıdaki komut satırı araçlarıyla kontrol edin.

Illustrator​

File > Save As (Farklı Kaydet) ile Adobe PDF biçimini, ön ayar olarak [PDF/X-4:2008]'i (ya da matbaanın standardını) seçin. Marks and Bleeds bölümünde Trim Marks ve Use Document Bleed Settings'i işaretleyin; ofset için aynı kural geçerlidir. Her çalışma yüzeyi ayrı bir sayfa olur.

Affinity​

Affinity, Ekim 2025'ten beri Canva tarafından ücretsiz ve tek bir uygulama olarak dağıtılıyor; kullanmak için ücretsiz bir Canva hesabı gerekiyor. File > Export penceresinde PDF'i, ön ayar (Preset) listesinden de PDF/X-4'ü ya da matbaanın istediği PDF/X sürümünü seçin. Gelişmiş ayarlarda (More) taşma payını ve kesim işaretlerini dahil edin, renk profilini matbaanın profiliyle eşleştirin. Menü adları sürümden sürüme biraz değişebilir.

Scribus (ücretsiz)​

File > Export > Save as PDF penceresinde Compatibility alanından PDF/X-1a, PDF/X-3 ya da PDF/X-4'ü seçin; PDF/X-4 kararlı 1.6 sürümlerinde vardır. PDF/X dışa aktarımı için renk yönetiminin açık olması ve çıkış profili olarak matbaanın ICC profilinin seçilmesi gerekir. Kesim işaretlerini, ofseti ve belge taşma payının kullanılmasını Pre-Press sekmesinden ayarlayın.

Canva​

1. Sağ üstteki Share (Paylaş) düğmesinden Download'a (İndir) girin ve dosya türü olarak PDF Print'i seçin. Canva arayüzü sık güncellendiği için düğme adları hesabınızda biraz farklı olabilir.
2. Crop marks and bleed kutusunu işaretleyin.
3. Color profile alanında CMYK'yı seçin. Bu seçenek genellikle yalnızca ücretli planlarda (Pro, Teams vb.) görünür; plan içerikleri değişebildiği için kendi hesabınızda kontrol edin.
4. CMYK seçeneğiniz yoksa matbaaya RGB PDF kabul edip etmediklerini ve dönüşümü kimin yapacağını sorun.

Canva'dan aldığınız PDF'i de Acrobat'ın Output Preview penceresinde kontrol edin: siyah yazının yalnızca K kalıbında olduğunu ve görsellerin dönüştürüldüğünü görün. CorelDRAW ve diğer programlarda da mantık aynıdır: net ölçü artı taşma payı, PDF/X ön ayarı ve taşmanın dışında kalan kesim işaretleri.

7. Baskı öncesi kontrol (preflight) ve prova​

• Acrobat Pro: Print Production (Baskı Üretimi) araçlarındaki Preflight ile bir PDF/X uyumluluk profilini (örneğin PDF/X-4 doğrulaması) çalıştırın. Output Preview penceresinde Separations görünümüyle her mürekkebi tek tek açıp kapatın; Total Area Coverage, girdiğiniz yüzdeyi aşan alanları vurgular, Simulate Overprinting ise üst baskı sorunlarını gösterir.
• InDesign: Window > Output > Preflight paneli eksik fontları, eksik ya da değişmiş bağlantıları ve taşan metni siz çalışırken gösterir; kendi profilinizi tanımlayarak düşük görsel çözünürlüğünü, RGB görselleri ve ince konturları da denetletebilirsiniz. Separations Preview panelinin Ink Limit görünümü sınırı aşan alanları vurgular.
• Scribus: Preflight Verifier, dışa aktarma ve yazdırmadan önce eksik karakterleri, sayfa dışına çıkan nesneleri, çerçevesine sığmayan metni, saydamlığı, eksik görselleri ve görsel çözünürlüğünü denetler; kuralları Preferences (Tercihler) penceresinin Preflight Verifier bölümünde ayarlanır.
• Komut satırı: Ücretsiz poppler-utils araçları her PDF için hızlı bir ikinci kontrol sağlar.

# Kurulum: macOS'ta brew install poppler, Debian/Ubuntu'da sudo apt install poppler-utils

# Fontlar gömülü mü? "emb" sütunu her satırda "yes" olmalı
pdffonts kartvizit.pdf

# Görsellerin renk uzayı ve sayfadaki etkin çözünürlüğü ("color", "x-ppi", "y-ppi" sütunları)
pdfimages -list kartvizit.pdf

# Sayfa kutuları: her kutunun sol-alt ve sağ-üst köşe koordinatı, punto cinsinden (mm = pt x 25.4 / 72)
# 85 x 55 mm kart: TrimBox genişliği (x2 - x1) 240.94 pt, yüksekliği 155.91 pt olmalı;
# BleedBox her kenarda 8.50 pt (3 mm) daha geniş olmalı
pdfinfo -box kartvizit.pdf

Çok sayfalı bir kataloğun bütün sayfalarına hızlıca göz atmak için sayfa önizlemelerini toplu üretebilirsiniz; Python ile PDF sayfalarını JPG'ye dönüştürme yazımızdaki betik bu iş için yeterlidir.

Prova: Ne monitör ne de ofis yazıcısı baskı rengini güvenilir biçimde gösterir. Ofis yazıcısından %100 ölçekte (Actual size) alınan çıktıyı ölçü, yerleşim, yazım ve okunabilirlik kontrolü için kullanın; kartviziti makasla kesip elinize alın. Kurumsal renklerin kritik olduğu işlerde, yüksek tirajlarda, ambalajda ve bir matbaayla ilk işinizde ücretli basılı prova (hard proof) isteyin. Renk açısından bağlayıcı olan kontrat provası (contract proof), ISO 12647-7'ye göre yapılan ve üzerinde ölçülebilir bir kontrol şeridi (media wedge) bulunan provadır.

8. Özel uygulamalar: lokal lak, yaldız, kesim bıçağı, ambalaj ve geniş format​

• Lokal lak (spot UV), yaldız (foil) ve gofre: Her biri ayrı bir kalıp ya da aparatla yapılır. Genellikle ayrı bir katmanda, matbaanın istediği adı taşıyan %100 tonlu bir spot renkle (örneğin "SpotUV" ya da "Foil") hazırlanır ve alttaki tasarımı boşaltmaması için üst baskıya ayarlanır. Bazı matbaalar bunları ayrı bir PDF olarak ister.
• Kesim bıçağı (die-cut) ve ambalaj açılımı (dieline): Bıçak çizimini tahminle kendiniz çizmek yerine matbaadan ya da bıçakçıdan alın. Çizimi ayrı katmanda, adlandırılmış bir spot renkle ve üst baskıda tutun; taşma payını bıçak çizgisinin dışına da uygulayın. Tutkal alanlarının mürekkepsiz ve laksız kalması gerekip gerekmediğini sorun, barkodu kırım (bigi) çizgilerinden ve kenarlardan uzak tutun.
• Geniş format: Branda, roll-up ve tabelalarda taşma, dikiş ve kuşgözü payları matbaaya göre değişir; roll-up'ın alt kısmı da kasetin içine girer. Matbaanın şablonunu kullanın. Bazı geniş format matbaalar RGB dosyayı tercih eder; hangisini istediklerini sorun.

9. Matbaaya göndermeden önce kontrol listesi​

Kontrol	Doğru durum ve nasıl kontrol edilir
Şartname	Taşma payı, renk profili, mürekkep sınırı ve PDF standardı matbaadan yazılı alındı.
Sayfa ölçüsü	Net ölçü doğru; PDF'teki TrimBox net ölçüye eşit (Acrobat ya da pdfinfo -box).
Taşma payı	Kenara dayanan her öğe taşma çizgisine kadar uzanıyor.
Güvenli alan	Yazı, logo ve QR kodlar güvenli alanın içinde.
Kesim işaretleri	İstendiyse var, taşmanın dışında; tasarımın içine elle çizilmedi.
Sayfa düzeni	Tek sayfa ya da spread istendiği gibi; sayfa sırası doğru; tel dikişte sayfa sayısı 4'ün katı.
Görsel çözünürlüğü	Nihai boyutta yaklaşık 300 ppi, geniş formatta matbaanın değeri (Links paneli ya da pdfimages -list).
Logo ve çizimler	Vektör (SVG, AI, EPS ya da PDF).
Renk modu	RGB görsel yok ya da PDF/X-4'te profilli ve matbaa bunu kabul ediyor.
Renk profili	Dönüşüm ve output intent matbaanın profiliyle yapıldı.
Spot renkler	Yalnızca gerçekten basılacak spot renkler kaldı, adları tutarlı.
Küçük siyah yazı	Yalnızca %100 K ve üst baskıda.
Büyük siyah alanlar	Matbaanın onayladığı zengin siyah reçetesiyle.
Registration rengi	Tasarımın hiçbir yerinde kullanılmadı.
Beyaz öğeler	Üst baskıya ayarlı değil (Simulate Overprinting ile bakıldı).
Toplam mürekkep	Sınırın altında (Output Preview > Total Area Coverage).
Fontlar	Hepsi gömülü ya da eğriye çevrilmiş (pdffonts, Preflight).
İnce çizgiler	Matbaanın alt sınırının üstünde (sık önerilen değer 0,25 pt); 0 pt ya da hairline kontur yok.
Saydamlık	PDF/X-1a'da düzleştirmeden sonra kontrol edildi; PDF/X-4'te canlı.
Özel uygulamalar	Lak, yaldız ve bıçak ayrı, adlandırılmış spot renk ya da katmanda ve üst baskıda.
QR kod ve barkod	%100 K, vektör, çevresinde sessiz bölge (QR kodda en az 4 modül), provadan okutuldu.
Prova	Ölçü ve yazım için çıktı alındı; renk kritikse kontrat provası istendi.

Matbaa ayrı dosyalar istemedikçe tek bir PDF gönderin ve dosyaya işi anlatan bir ad verin (örneğin firma-kartvizit-85x55-v3.pdf); e-postaya kâğıdı, adedi ve son işlemleri de yazın.

Sık yapılan hatalar ve baskıdaki sonuçları​

• Web'den alınmış RGB görseller: matbaa dönüştürünce renkler kayar, çoğu zaman matlaşır.
• Taşma payı olmaması: kenarlarda beyaz şerit kalır ya da dosya düzeltme için geri döner.
• Kesime çok yakın yazı: harfler kesilir ya da kenara göre eğri durur.
• Dört renkle yazılmış küçük siyah yazı: harf kenarları bulanık ve renkli çıkar.
• Gömülmemiş fontlar: RIP eksik fontun yerine başka bir font koyar ya da dosyayı reddeder; harf biçimleri ve aralıklar değişir, sözcükler üst üste binebilir.
• Düşük çözünürlüklü logo: kenarlar tırtıklı çıkar, kartvizitte bile fark edilir.
• Düzleştirme kusurları: gölgelerin ve saydam nesnelerin çevresinde kutular, çizgiler ya da renk farkları oluşur.
• Yanlış sayfa ölçüsü: A4 sayfanın ortasına yerleştirilmiş kartvizit, hem sayfa ölçüsüne hem de taşma ayarına eklenmiş taşma payı ya da tasarımın içine elle çizilmiş kesim işaretleri.
• İstenmediği hâlde spread göndermek: matbaa sayfaları ayırmak zorunda kalır ve hata riski artar.
• Word ya da PowerPoint dosyası göndermek: font, renk ve taşma payı kontrol edilemez. Mecbursanız fontları gömülü bir PDF gönderin ve kenara dayanan öğe kullanmayın.

Sık sorulan sorular​

Kesim payı (taşma payı) kaç mm olmalı, kartvizit hangi ölçüde hazırlanır?
Türkiye'de ve Avrupa'da en sık istenen değer her kenar için 3 mm'dir, ABD'de ise 0,125 inç (3,175 mm) yaygındır. Buna göre 85 x 55 mm'lik bir kartvizitin taşma dahil ölçüsü 91 x 61 mm'dir. Kartvizit ölçüsü ve istenen taşma payı matbaaya göre değişebilir, ambalaj ve geniş format işlerde de farklı değerler istenebilir; matbaanın şartnamesine bakın.

72 dpi bir görseli 300 dpi yaparsam kalite artar mı?
Hayır. Belirleyici olan piksel sayısıdır. Resample kapalıyken yalnızca baskı ölçüsü değişir; açıkken eklenen pikseller yeni ayrıntı getirmez.

PDF/X-1a mı göndermeliyim, PDF/X-4 mü?
Matbaa hangisini istiyorsa onu. Şartname yoksa sorun; tasarımda saydamlık, gölge ve efekt varsa ve matbaa kabul ediyorsa PDF/X-4 düzleştirme sorunlarını önler.

Zengin siyah ile %100 K arasındaki fark nedir?
%100 K tek mürekkeptir ve küçük yazı, ince çizgi ve barkod için doğru seçimdir. Zengin siyah büyük alanları daha koyu göstermek için siyaha başka mürekkepler ekler; küçük yazıda kullanılırsa harfler bulanıklaşır.

Ekranda gördüğüm renkler baskıda neden farklı çıkıyor?
Ekran ışık yayar, kâğıt ışığı yansıtır; CMYK'nın renk aralığı da RGB'den dardır. Kalibre edilmiş bir monitörde ekran provası farkı öngörmeye yardım eder, ama renk kritikse basılı prova isteyin.

Canva'dan baskıya uygun dosya alınabilir mi?
Çoğu basit iş için evet: PDF Print'i, Crop marks and bleed'i ve planınızda varsa CMYK'yı seçin. Ardından PDF'i Acrobat'ta kontrol edin; CMYK seçeneğiniz yoksa dönüşümü kimin yapacağını matbaayla netleştirin.

Sonuç ve sonraki adımlar​

Baskıdaki hataların çoğu tasarımdan değil, dosyanın hazırlanışından çıkar. Bir sonraki işinizde sırayla şunları yapın: şartnameyi alın, belgeyi taşma payıyla hazırlayın, görselleri ve siyahları bu yazıdaki kurallara göre kontrol edin, matbaanın istediği PDF/X ön ayarıyla dışa aktarın ve kontrol listesini baştan sona uygulayın. Basılı işleriniz daha büyük bir marka sisteminin parçasıysa renk, tipografi ve şablon kararlarını tek bir yerde toplamak için ölçeklenen marka kimliği sistemleri yazımıza göz atın. Kartvizitten kataloğa basılı işlerinizi kurumsal kimliğinizle birlikte tasarlatmak isterseniz AIOR'un tasarım ve marka hizmetlerine bakabilirsiniz.

When a print house sends a file back as "not print-ready", the reason is usually one of a handful: there is no bleed, the photos are RGB images prepared for screens, the logo is a low-resolution PNG lifted from the website, or the fonts were never embedded in the PDF. This guide shows how to prepare business cards, brochures, posters and packaging so they pass prepress on the first attempt: working out the document size, image resolution, CMYK conversion, using black correctly, PDF/X export settings in common applications, and a checklist to run before you send anything.

Short answer: Unless your printer says otherwise, add 3 mm of bleed on every side (0.125 in in the US), keep text a few millimetres inside the trim, make sure images are about 300 ppi at their final printed size, convert colours to CMYK with the ICC profile your printer supplies, set small black text in 100% K only, and send a PDF/X file with every font embedded.

Step zero: get the printer's specification​

The numbers in this article are common values, not rules. Presses, paper stocks and workflows differ from one print house to the next. If your printer publishes a technical specification or a template, follow it, even where it differs from what you read here. Before you start designing, get written answers to these questions:

1. How much bleed do you need, and do you want crop marks?
2. Which paper and which process (offset, digital, large format) will be used, and which colour profile should I convert to?
3. What is your total ink limit (total area coverage, TAC)?
4. Which PDF standard do you accept: PDF/X-1a, PDF/X-4 or something else?
5. Do you want single pages or spreads, and should the front and back of a card be in one file?
6. How should special finishes such as spot UV, foil or a die-cut be named and supplied?

1. Vocabulary: trim, bleed, safe area, ppi and CMYK​

• Trim line and trim size: the line the sheet is cut along, and the finished size it leaves, for example an 85 x 55 mm business card.
• Bleed: the part of backgrounds, photos and shapes that runs past the trim line. Sheets shift slightly during cutting, and the bleed keeps a thin white sliver from appearing at the edge when they do. Some Turkish printers call it "kesim payı".
• Safe area: the zone a few millimetres inside the trim where text, logos and QR codes must stay so the cut cannot touch them.
• Crop marks: short lines in the corners that extend the trim line so the operator knows where to cut. They must sit outside the bleed.
• ppi, dpi and lpi: ppi (pixels per inch) is how many image pixels land on each inch at the printed size. dpi (dots per inch) is the dot resolution of a printer or platesetter, and lpi (lines per inch) is the halftone screen ruling. When people ask for "300 dpi images", they almost always mean 300 ppi.
• RGB and CMYK: RGB is the light-based colour model of screens; CMYK is the cyan, magenta, yellow and black ink model of four-colour printing. Some of the vivid greens, oranges and blues you see on screen cannot be printed in CMYK.
• Process and spot colours: process colours are built from halftone dots of the four inks. A spot colour is a single pre-mixed ink, usually picked from a guide such as Pantone, and printed from its own plate.

2. Document size and bleed: a business card example​

The size with bleed is the trim size plus the bleed on every side: size with bleed = trim size + 2 x bleed. 3 mm per side is the most common request in Türkiye and Europe, while US printers usually ask for 0.125 in (3.175 mm). Some printers want 2 mm or 5 mm for particular jobs.

Worked example: an 85 x 55 mm business card with 3 mm bleed on every side covers 91 x 61 mm in total (85 + 3 + 3 = 91; 55 + 3 + 3 = 61). The background colour or photo must fill that whole area, while text and the logo stay inside the safe area the printer specifies (often 3-5 mm inside the trim). In applications with a bleed setting (InDesign, Illustrator, Affinity, Scribus), the page size stays 85 x 55 mm and the 3 mm goes into the bleed fields. If you make the page 91 x 61 mm and add bleed on top, the trim size becomes 91 x 61 mm and the card is cut to the wrong size. Card sizes vary as well: 85 x 55 mm is one of the common sizes in Europe and Türkiye, and 3.5 x 2 in (88.9 x 50.8 mm) is the usual US size. Use the printer's template when there is one.

Job	Trim size	Size with 3 mm bleed	Approx. pixels at 300 ppi (with bleed)
Business card	85 x 55 mm	91 x 61 mm	1075 x 720
A5 flyer	148 x 210 mm	154 x 216 mm	1819 x 2551
A4 brochure page	210 x 297 mm	216 x 303 mm	2551 x 3579
A3 poster	297 x 420 mm	303 x 426 mm	3579 x 5031

When you open the exported PDF, the page looks larger than the trim size, and that is expected: the bleed, and any crop marks, are part of the page. The trim size is stored in the PDF as the TrimBox and the bleed as the BleedBox, and the printer's imposition software positions each page by these boxes.

Setting the bleed in common applications:

• InDesign: File > Document Setup, Bleed and Slug section, 3 mm on all four sides. The page stays at the trim size and the bleed appears as a red frame around it.
• Illustrator: fill in the Bleed fields in File > Document Setup; the artboard stays at the trim size.
• Affinity and Scribus: the document setup has bleed fields that work the same way.
• Canva: switch on File > Settings > Show print bleed and stretch backgrounds to the outer edge. Canva decides the bleed size, so check that it matches what your printer wants.
• Photoshop: create the canvas at the size including bleed (91 x 61 mm for the card) and place guides on the trim lines.

Folded brochures: in a tri-fold, the panel that folds inside is made a few millimetres narrower so the sheet closes flat. For A4, 100 + 100 + 97 mm is a common split, but it depends on the fold type and paper thickness, so take the panel widths from the printer and keep text clear of the folds. Saddle-stitched booklets need a page count that is a multiple of four.

3. Images: what 300 DPI means and how to calculate effective resolution​

300 DPI means roughly 300 image pixels per inch at the size the image will be printed. The "72 dpi" or "300 dpi" stored in a file tells you nothing on its own; what matters is the pixel count and the printed size:
effective resolution (ppi) = pixels ÷ (printed size in mm ÷ 25.4)

• An image 2480 pixels wide printed 210 mm wide: 2480 ÷ (210 ÷ 25.4) ≈ 300 ppi. A full A4 page at 300 ppi is 2480 x 3508 pixels.
• A photo 1200 pixels wide placed 150 mm wide gives about 203 ppi; scaled down to 100 mm, the same photo reaches about 305 ppi.
• In Photoshop, Image > Image Size with Resample unticked changes the resolution without touching the pixels; only the print size changes. Setting a 3000 x 2000 pixel photo to 300 ppi this way shows that it prints at about 254 x 169 mm.

300 ppi at final size is the usual target for offset printing on coated paper. It comes from the rule of thumb of using 1.5 to 2 times the screen ruling: for a 150 lpi screen, that is 225-300 ppi. Large-format work viewed from a distance, such as roll-up banners, vinyl banners and billboards, needs less; ask the printer what they accept.

Upscaling does not add detail. Resampling a small image up to 300 ppi adds pixels, not the detail that was never captured, so the result looks soft. AI upscalers can give acceptable results on some photos, but the detail they add is invented; do not use them on text or logos.

Logos and illustrations should be vector. Use SVG, AI, EPS or a vector PDF for logos, icons and line art; vectors stay sharp at any size. A PNG or JPG logo downloaded from a website can look jagged even on a business card. If you do not have a vector file, ask the designer or agency for the original.

Linked and embedded images: InDesign keeps images as links, and the Effective PPI value in the Links panel shows each image's resolution at its placed size. If the printer wants open files, use File > Package to collect the fonts and linked images into one folder. When you export a PDF, the images are embedded in it anyway.

4. Colour: CMYK vs RGB, ICC profiles, spot colours and rich black​

Converting RGB to CMYK: CMYK has a smaller gamut than RGB, so saturated greens, oranges, purples and blues lose intensity in conversion. Convert with the ICC profile your printer gives you. Profiles you will meet often:

• Coated FOGRA39 (ISO 12647-2:2004): installed with Adobe applications. ISO Coated v2 (ECI) is the ECI profile built on the same FOGRA39 data.
• PSO Coated v3 (FOGRA51): the newer ECI profile for premium coated paper (printing condition 1, PC1, of ISO 12647-2).
• PSO Uncoated v3 (FOGRA52): the ECI profile for wood-free uncoated white paper (PC5).

Your printer tells you which one applies, so do not guess. The ECI profiles are a free download from eci.org.

There are two ways to convert:

1. Convert images in Photoshop with Edit > Convert to Profile to the printer's profile. The usual rendering intent is Relative Colorimetric with Black Point Compensation on; Perceptual can work better for photos with many out-of-gamut colours.
2. Place images in RGB with their embedded profiles and let the PDF export convert them (Convert to Destination in InDesign) or, in a PDF/X-4 workflow, leave the conversion to the printer's RIP. Leave it to the RIP only if the printer accepts PDF/X-4 files that contain RGB.

Soft proofing: in Photoshop, choose the printer's profile under View > Proof Setup > Custom and toggle View > Proof Colors (Ctrl/Cmd + Y) for a preview close to the printed result; View > Gamut Warning flags colours CMYK cannot reproduce. A soft proof only means something on a calibrated monitor, and it does not replace a printed proof.

Brand colours: if a brand colour falls outside CMYK (a bright orange or green, or a metallic), you may need a spot colour such as a Pantone ink, which means an extra plate and extra cost. Pantone references carry a paper suffix: C for coated and U for uncoated. In a four-colour-only job, convert any spot colours that will not get their own ink to process; the All Spots to Process option in InDesign's Ink Manager does exactly that.

Using black correctly:

• Small black text, thin lines and barcodes should be 100% K only (C0 M0 Y0 K100). In four-colour black text, any misregistration between the plates leaves coloured fringes around the letters. By default, InDesign overprints its built-in Black swatch when it is used at 100%.
• Large black areas printed with K alone look dark grey, so they are printed as rich black. One common example is C60 M40 Y40 K100 (240% in total); confirm the recipe with your printer.
• Pure RGB black (0, 0, 0) turns into a heavy four-colour black when converted to CMYK. Set black text as live vector text in 100% K, not inside a Photoshop file or an RGB image.
• Never use the Registration swatch in artwork. It prints 100% on every plate (400% in total in a CMYK-only job) and exists only for crop and registration marks.

The white overprint trap: white means no ink. If a white text or shape is set to overprint, the colour underneath is not knocked out and the white object disappears in print. The setting often arrives with a logo copied from another file. Turn on Simulate Overprinting in Acrobat's Output Preview to see the problem on screen.

Total ink limit: when the four channels add up to more than the paper can take, the ink dries slowly and can set off onto the next sheet. The limit depends on the paper and printing condition and is built into the printer's profile; ECI, for example, also publishes a variant called ISO Coated v2 300% (ECI) for the same condition. Dark photos and rich blacks are the usual offenders. Ask your printer for the number.

5. Type and lines: font embedding, minimum sizes and hairlines​

• Embed or outline fonts: PDF/X requires every font to be embedded. If a font's licence does not allow embedding, convert that text to outlines (Create Outlines). Outlined text cannot be edited, so keep an editable copy.
• Minimum type size: depends on the printer and the paper. Very small sizes, light weights and fine serifs suffer most on uncoated stock. Get the limits from your printer and print a proof of fine print such as legal text.
• Thin lines: 0.25 pt (about 0.09 mm) is a commonly cited minimum; ask your printer for theirs. In a PDF, a stroke with a width of 0 prints as the thinnest line the output device can draw, which is almost invisible on a high-resolution platesetter, and the "hairline" option some programs offer can cause the same problem. Acrobat's Fix Hairlines tool thickens lines below a width you choose.
• White text on dark backgrounds: when the background is built from several inks, slight misregistration and dot gain crowd the edges of reversed text, so small, light type fills in. Use a slightly larger, heavier weight and build the background from as few inks as possible.

6. PDF/X-1a vs PDF/X-4, and export settings by application​

PDF/X is the ISO 15930 family of standards for exchanging print files. Every variant requires embedded fonts, an output intent that names the intended printing condition, and a trim size stored as the TrimBox (or ArtBox); a file printed with bleed must also define a BleedBox.

Property	PDF/X-1a	PDF/X-4
Based on	PDF 1.3 (X-1a:2001) or PDF 1.4 (X-1a:2003)	PDF 1.6
Colour	CMYK, grey and spot only	CMYK, grey and spot, plus colour-managed RGB and Lab
Transparency	Flattened at export	Kept live
Layers (optional content)	No	Yes
Typical use	The printer asks for it; older RIPs; you are expected to deliver final CMYK	Current workflows; designs with shadows, transparency and effects

The flattening that PDF/X-1a needs sometimes leaves traces: thin white lines on screen (often only a display effect), text turned into pixels or outlines, or colour shifts where transparency meets a spot colour. PDF/X-4 keeps transparency live and leaves the final processing to the printer's RIP. If the printer has not stated a preference, ask; most current RIPs can process PDF/X-4 directly. In InDesign, set Edit > Transparency Blend Space to Document CMYK for print jobs.

InDesign​

1. Before exporting, make sure the Preflight panel (Window > Output > Preflight) shows no errors.
2. Choose File > Export and the Adobe PDF (Print) format.
3. Pick [PDF/X-4:2008] or [PDF/X-1a:2001] from Adobe PDF Preset, whichever the printer wants.
4. Under Marks and Bleeds, tick Crop Marks and Use Document Bleed Settings. Set the Offset to at least the bleed, preferably a little more (for a 3 mm bleed, 4 mm for example). The default (2.117 mm, or 6 pt) is smaller than a 3 mm bleed, so the marks would land inside it.
5. Under Output, if the printer wants all colour in CMYK, set Color Conversion to Convert to Destination (Preserve Numbers) and Destination to the printer's profile. This option leaves untagged CMYK values, such as 100% K text, alone. The output intent in the PDF/X section should name the same profile.
6. Click Export, then check the resulting PDF in Acrobat or with the command-line tools below.

Illustrator​

Use File > Save As, choose the Adobe PDF format and the [PDF/X-4:2008] preset (or the printer's standard). Under Marks and Bleeds, tick Trim Marks and Use Document Bleed Settings; the same offset rule applies. Each artboard becomes a separate page.

Affinity​

Since October 2025, Canva has distributed Affinity free, as a single app; you need a free Canva account to use it. In File > Export, choose PDF, then pick PDF/X-4 or the PDF/X preset your printer asks for from the Preset list. In the advanced (More) settings, include the bleed and crop marks and match the colour profile to the printer's. Menu labels may differ slightly between versions.

Scribus (free)​

In File > Export > Save as PDF, set Compatibility to PDF/X-1a, PDF/X-3 or PDF/X-4; PDF/X-4 is available in the stable 1.6 series. PDF/X export needs colour management switched on and the printer's ICC profile selected as the output profile. Set crop marks, their offset and the use of the document bleed on the Pre-Press tab.

Canva​

1. Click Share in the top right, open Download and choose PDF Print as the file type. Canva updates its interface often, so the labels in your account may differ slightly.
2. Tick Crop marks and bleed.
3. Set Color profile to CMYK. The option usually appears only on paid plans (Pro, Teams and similar), and plan features change, so check your own account.
4. If you cannot export CMYK, ask the printer whether they accept an RGB PDF and who will handle the conversion.

Check the PDF you get from Canva in Acrobat's Output Preview too: confirm that black text sits on the K plate only and that the images were converted. CorelDRAW and other programs follow the same logic: trim size plus bleed, a PDF/X preset, and crop marks that sit outside the bleed.

7. Preflight and proofs​

• Acrobat Pro: in the Print Production tools, run Preflight with a PDF/X compliance profile (for example, PDF/X-4 verification). In Output Preview, switch to Separations to toggle each ink; Total Area Coverage highlights areas above the percentage you enter, and Simulate Overprinting reveals overprint problems.
• InDesign: the Preflight panel (Window > Output > Preflight) flags missing fonts, missing or modified links and overset text as you work, and a custom profile can also flag low image resolution, RGB images and thin strokes. The Ink Limit view of the Separations Preview panel highlights areas over the limit.
• Scribus: the Preflight Verifier checks for missing glyphs, objects off the page, overflowing text, transparency, missing images and image resolution before export or printing; its rules are set in the Preflight Verifier section of the Preferences dialog.
• Command line: the free poppler-utils tools give you a quick second check on any PDF.

# Install: brew install poppler (macOS) or sudo apt install poppler-utils (Debian/Ubuntu)

# Are all fonts embedded? The "emb" column must read "yes" on every row
pdffonts businesscard.pdf

# Colour space and on-page effective resolution of each image ("color", "x-ppi", "y-ppi" columns)
pdfimages -list businesscard.pdf

# Page boxes: lower-left and upper-right corners of each box, in points (mm = pt x 25.4 / 72)
# 85 x 55 mm card: the TrimBox should be 240.94 pt wide (x2 - x1) and 155.91 pt high;
# the BleedBox should be 8.50 pt (3 mm) larger on every side
pdfinfo -box businesscard.pdf

To flip through every page of a catalogue quickly, render page previews in bulk; the script in our Python PDF-to-JPG guide does the job.

Proofs: neither a monitor nor an office printer shows print colour reliably. Use an office print at 100% scale (Actual size) to check size, layout, spelling and legibility; cut the business card out and hold it in your hand. Pay for a hard proof when brand colours matter, for large runs, for packaging, and on your first job with a new printer. The colour-binding kind, a contract proof, is made to ISO 12647-7 and carries a control strip (media wedge) that can be measured.

8. Special finishes: spot UV, foil, die-cuts, packaging and large format​

• Spot UV, foil and embossing: each needs its own plate or tool. They are usually supplied on a separate layer in a 100% spot colour carrying the name the printer asks for (for example "SpotUV" or "Foil"), set to overprint so they do not knock out the artwork underneath. Some printers want them as a separate PDF.
• Die-cuts and packaging dielines: get the dieline from the printer or die maker instead of drawing your own. Keep it on its own layer as a named spot colour set to overprint, and run the bleed past the cut line. Ask whether glue areas must stay free of ink and varnish, and keep barcodes away from folds and edges.
• Large format: bleed, hem and eyelet allowances on banners, roll-ups and signs vary by printer, and the bottom of a roll-up disappears into the cassette. Use the printer's template. Some large-format printers prefer RGB files, so ask which they want.

9. Prepress checklist before you send the file​

Check	What correct looks like and how to verify it
Specification	Bleed, colour profile, ink limit and PDF standard received from the printer in writing.
Page size	Trim size is right; the PDF's TrimBox equals it (Acrobat or pdfinfo -box).
Bleed	Every element that touches an edge runs to the bleed line.
Safe area	Text, logos and QR codes sit inside the safe area.
Crop marks	Present if requested and outside the bleed; never drawn by hand inside the artwork.
Page layout	Single pages or spreads as requested; page order correct; saddle-stitch page count a multiple of four.
Image resolution	About 300 ppi at final size, or the printer's figure for large format (Links panel or pdfimages -list).
Logos and illustrations	Vector (SVG, AI, EPS or PDF).
Colour mode	No RGB images, or RGB with profiles in a PDF/X-4 the printer accepts.
Colour profile	Conversion and output intent use the printer's profile.
Spot colours	Only the spot colours that will really print remain, consistently named.
Small black text	100% K only, overprinting.
Large black areas	The rich black recipe your printer approved.
Registration swatch	Not used anywhere in the artwork.
White objects	Not set to overprint (checked with Simulate Overprinting).
Total ink	Below the limit (Output Preview > Total Area Coverage).
Fonts	All embedded or outlined (pdffonts, Preflight).
Thin lines	Above the printer's minimum (0.25 pt is a commonly cited value); no 0 pt or hairline strokes.
Transparency	Checked after flattening in PDF/X-1a; live in PDF/X-4.
Special finishes	Spot UV, foil and dielines on separate, named spot colours or layers, set to overprint.
QR codes and barcodes	100% K, vector, with a quiet zone (at least four modules for a QR code), scanned from a printed proof.
Proof	Office print checked for size and spelling; contract proof ordered where colour is critical.

Unless the printer asks for separate files, send one PDF with a descriptive name (for example company-businesscard-85x55-v3.pdf), and put the paper, quantity and finishing in the e-mail.

Common mistakes and what they cause in print​

• RGB images taken from the web: colours shift, usually duller, when the printer converts them.
• No bleed: a white sliver at the edges, or the file comes back for correction.
• Text too close to the trim: letters get cut or look crooked against the edge.
• Small black text in four colours: fuzzy, coloured letter edges.
• Fonts not embedded: the RIP substitutes another font or rejects the file; letter shapes and spacing change, and words can overlap.
• Low-resolution logo: jagged edges, visible even on a business card.
• Flattening artefacts: boxes, lines or colour shifts around shadows and transparent objects.
• Wrong page size: a business card placed in the middle of an A4 page, bleed added both to the page size and in the bleed settings, or crop marks drawn by hand inside the artwork.
• Spreads nobody asked for: the printer has to split the pages, which adds a chance for errors.
• Sending a Word or PowerPoint file: fonts, colour and bleed cannot be controlled. If you have no alternative, send a PDF with embedded fonts and keep everything away from the edges.

FAQ​

How much bleed do I need for printing, and what size should a business card file be?
3 mm on every side is the most common request in Türkiye and Europe, and 0.125 in (3.175 mm) is typical in the US. With 3 mm bleed, an 85 x 55 mm card measures 91 x 61 mm including bleed; with 0.125 in bleed, a 3.5 x 2 in US card becomes 3.75 x 2.25 in. Card sizes and bleed requirements vary by printer, and packaging and large-format jobs can need different values, so check the printer's specification.

Will changing a 72 dpi image to 300 dpi improve its quality?
No. The pixel count is what counts. With Resample off only the print size changes, and with Resample on the added pixels bring no new detail.

Should I send PDF/X-1a or PDF/X-4?
Whichever the printer asks for. If there is no specification, ask; when the design uses transparency, shadows or effects and the printer accepts it, PDF/X-4 avoids flattening problems.

What is the difference between rich black and 100% K?
100% K is a single ink and the right choice for small text, thin lines and barcodes. Rich black adds other inks to K so large areas print darker; used on small text, it makes the letters fuzzy.

Why do printed colours look different from my screen?
A screen emits light while paper reflects it, and the CMYK gamut is smaller than RGB. A soft proof on a calibrated monitor helps you anticipate the difference, but ask for a printed proof when colour is critical.

Can I make a print-ready file in Canva?
For most simple jobs, yes: choose PDF Print, tick Crop marks and bleed, and select CMYK if your plan offers it. Then check the PDF in Acrobat, and if CMYK is not available, agree with the printer on who does the conversion.

Conclusion and next steps​

Most print problems come from how the file was prepared, not from the design itself. On your next job, work through it in order: get the specification, set up the document with bleed, check images and blacks against the rules above, export with the PDF/X preset your printer asks for, and run the checklist from top to bottom. If your printed pieces belong to a larger brand system, our article on brand identity systems that scale shows how to keep colour, typography and template decisions in one place. If you would rather have business cards, brochures or catalogues designed together with your corporate identity, AIOR's design and branding services cover that work.